En este artículo te vamos a explicar todo sobre el nuevo parte de viajeros 2024 Real Decreto 233/2021, las ventajas de digitalizar el proceso, y las herramientas que pueden ayudarte a hacerlo sin problemas.
Si te mueves en el sector de los alojamientos turísticos seguro que sabes que, después de muchos aplazamientos, el próximo 1 de octubre de 2024 2 de diciembre de 2024 entrará en vigor el Real Decreto 233/2021 con la nueva normativa que afecta a todos los alojamientos turísticos en España, desde grandes hoteles hasta pequeños apartamentos turísticos.
Este cambio implica una digitalización completa del proceso de registro de huéspedes y del envío de los datos a las autoridades.
En este artículo te vamos a explicar todo sobre la nueva normativa, las ventajas de digitalizar el proceso, y las herramientas que pueden ayudarte a hacerlo sin problemas.
El nuevo registro de viajeros es un documento obligatorio en España para cualquier establecimiento de alojamiento turístico. Se utiliza para registrar la entrada de cada huésped y enviar esta información a las autoridades (anteriormente Policía Nacional o Guardia Civil, a partir de ahora Ministerio del Interior), con el objetivo de mantener la seguridad pública y controlar quién se aloja en el país.
Este documento se aplica a todo tipo de alojamientos, desde grandes hoteles hasta pequeños hostales, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico. Sin importar el tamaño o tipo de establecimiento, todos están obligados a recopilar y enviar los datos de los huéspedes.
El día 2 de diciembre de 2024.
¿Qué quiere decir esto? Que cualquier reserva que se haga a partir de esa fecha tiene que cumplir la nueva normativa.
Esto no aplica a las reservas hechas previamente para estancias posteriores al 1 de octubre 2 de diciembre, solo para las nuevas reservas.
El nuevo parte de viajeros afecta a todos los gestores y propietarios que posean o realizan labores de hospedaje (profesional o no), es decir:
A partir del 1 de octubre 2 de diciembre de 2024 estamos obligados a hacer 2 envíos:
El primer envío se realiza cuando recibimos una reserva y la damos por confirmada. Dependiendo de nuestro caso en concreto, esto puede suceder cuando hemos recibido el anticipo de la reserva, cuando pasa el periodo de gracia o cuando se envía el email de confirmación.
Este primer envío debe contener los siguientes datos:
En este punto, solo tenemos que enviar los datos del viajero que ha hecho la reserva.
Si la reserva se hace a través de una OTA (Booking, Airbnb, Vrbo, Tripadvisor, etc) o una agencia, no tenemos que hacer nada. Ellos son los encargados de hacer este envío de datos.
El segundo envío se realiza a la entrada del cliente, es decir, cuando el cliente llega a nuestro alojamiento. En realidad, tenemos un periodo de 24h para enviar los datos que nos piden desde que recibimos a nuestros huéspedes.
Los datos a enviar, que tienes que ir agrupados por reserva, son los siguientes:
Vamos a distinguir en este caso también entre el primer envío de datos y el segundo.
El primer envío, el que se realiza a la confirmación de una nueva reserva, SOLO tiene que hacer el propietario o gestor del alojamiento en caso de que haya recibido una reserva directa.
Si la reserva se ha realizado a través de Booking, Airbnb, Tripadvisor o cualquier otra OTA o agencia, es dicha plataforma de reservas la encargada de facilitar los datos de la reserva al Ministerio del Interior.
Para el segundo envío, el que se realiza en el momento de recibir a los huéspedes en nuestro alojamiento, sí somos los propietarios o gestores los encargados SIEMPRE de comunicar los datos del nuevo registro de viajeros al Ministerio del Interior, de forma similar a como lo veníamos haciendo hasta ahora con el envío de datos del check-in a las autoridades competentes.
Todos los viajeros han de quedar registrados, independientemente de la edad que tengan.
Sin embargo, dependiendo de la edad de cada viajero estamos obligados a enviar unos datos y otros.
Hasta ahora, el registro de huéspedes se ha llevado a cabo mediante hospederías de los cuerpos policiales, pero uno de los cambios introducidos en esta normativa es el hecho de que, a partir del 2 de diciembre de 2024 el envío de datos (el parte de viajeros) se hará al Ministerio del Interior por medio de la plataforma SES HOSPEDAJES.
Mira este tutorial para saber cómo darte de alta en la nueva plataforma.
En el caso de que tu alojamiento esté en Cataluña, deberás seguir comunicando los datos del parte de viajeros al Registre de Viatgers a los Mossos d’Esquadra y no tienes necesidad de hacerlo en SES HOSPEDAJES.
Al igual que en Cataluña, los alojamientos del País Vasco no tienen que registrarse en SES HOSPEDAJES y deberán comunicar los datos solo a la Ertzaintza como hasta ahora.
Hasta ahora los datos del registro de viajeros se mandaban a la Policía Nacional o a la Guardia Civil. A partir del 1 de octubre 2 de diciembre de 2024 los datos se mandarán al Ministerio del Interior a través de plataformas digitales, lo que garantiza un control riguroso y en tiempo real de quiénes están alojados en cada establecimiento.
Este registro forma parte de las medidas de seguridad pública que existen en España y en muchos otros países. Enviar la información a las autoridades permite que los cuerpos de seguridad puedan reaccionar de manera rápida y eficiente ante cualquier situación sospechosa o de riesgo. Además, facilita el control migratorio y la prevención de delitos al tener un registro actualizado de las personas que se alojan en el país.
A partir del 2 de diciembre de 2024, el sistema de registro de viajeros en España sufrirá importantes modificaciones, como estamos comentando.
Estos cambios buscan modernizar, digitalizar y agilizar los trámites para los establecimientos turísticos, pero también mejorar la seguridad y el control por parte de las autoridades.
Las novedades importantes de la nueva normativa son:
Como ya hemos comentado, uno de los cambios más significativos es que los datos deberán enviarse a las autoridades en tiempo real. Esto significa que ya no podrás esperar hasta que el huésped termine su estancia para enviar la información. Ahora, el registro debe hacerse en un plazo de 24h después del check-in.
Esto supone un reto para aquellos alojamientos que todavía no han adoptado soluciones digitales, ya que el envío manual en papel no será permitido.
La solución es contar con un sistema de gestión digital que permita el envío automático de los datos de los huéspedes de forma rápida y sencilla.
Adiós al papel. El proceso de digitalización no es opcional y la nueva normativa exige que el parte de viajeros se realice de manera completamente digital. Todos los alojamientos turísticos en España deben digitalizar el registro de sus huéspedes. Esto implica:
Para aquellos alojamientos que ya utilizan un sistema digital, esta transición será más fácil. Pero para los que aún gestionan estos trámites de manera manual, es el momento de adaptarse a la tecnología.
El nuevo sistema de registro de viajeros tiene como objetivo mejorar la seguridad. Esto significa que los datos serán controlados de manera más estricta por las autoridades. Además de facilitar la intervención policial si se detectan comportamientos sospechosos, este sistema refuerza el control sobre los movimientos de personas dentro del país.
Por tanto, es vital que los datos se gestionen de forma correcta y segura, garantizando que la información de tus huéspedes se almacene de manera segura y cumpliendo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Otro de los cambios clave es la introducción de la firma electrónica. Los huéspedes ya no tendrán que firmar en papel, sino que podrán hacerlo desde dispositivos electrónicos, incluyendo tablets o sus propios teléfonos móviles.
Esto no solo agiliza el proceso de registro, sino que también ofrece una experiencia más cómoda para el huésped, eliminando la necesidad de papel y mejorando la fluidez en el check-in.
Si ya tienes un sistema de gestión digital que envía los datos de los huéspedes automáticamente a las autoridades, estás en el buen camino. Sin embargo, si aún no te has adaptado a la digitalización, aquí te dejamos los pasos clave para cumplir con el nuevo registro de viajeros:
La digitalización del registro de viajeros no solo es una obligación legal, sino que también aporta una serie de ventajas a la gestión de tu alojamiento.
Adoptar un sistema digital te garantiza cumplir con la normativa de manera automática y eficiente. Las principales ventajas son:
Con un sistema automatizado, los datos de los huéspedes se envían directamente a las autoridades sin necesidad de intervención manual. Esto reduce el tiempo que pasas en trámites administrativos y te permite dedicar más recursos a la atención de tus clientes.
Además, al eliminar la necesidad de registro en papel, se evitan posibles errores de transcripción o confusión con los datos, lo que a su vez mejora la exactitud del registro.
La seguridad es otra de las grandes ventajas de la digitalización.
Los sistemas digitales están diseñados para cumplir con las normativas de protección de datos (RGPD), lo que garantiza que la información de tus huéspedes esté protegida en todo momento. Esto también te protege a ti como gestor o propietario de posibles sanciones relacionadas con la seguridad de la información.
Para asegurarte de cumplir con el nuevo parte de viajeros, estos son los pasos clave que debes seguir:
El nuevo registro de viajeros que entra en vigor el 2 de diciembre de 2024 trae cambios importantes que todos los alojamientos turísticos en España deben conocer y aplicar.
La digitalización y el envío en tiempo real de los datos de los huéspedes son los pilares clave de esta nueva normativa que no solo supone un reto, sino también una oportunidad para modernizar la gestión de tu alojamiento y mejorar la eficiencia de tu negocio y la experiencia de tus huéspedes.
En ALODA, estamos aquí para ayudarte a que esta transición sea sencilla y sin complicaciones.
Si tienes preguntas o necesitas una mano, no dudes en contactarnos. ¡Estamos listos para ayudarte a digitalizar tu alojamiento y cumplir con la normativa de forma fácil y rápida!
Jorge says:
¡Hola María!
En el apartado «Digitalización completa del proceso» decís que » Todos los alojamientos turísticos en España deben digitalizar el registro de sus huéspedes».
Esto no es del todo cierto ya que en el apartado 4 del art.6 del Real Decreto, que por cierto es el 933/2021, dice literalmente:
«Las comunicaciones previstas en este artículo se realizarán por procedimientos telemáticos. Quedan exceptuados los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán realizarlas por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.»
Así pues, los no profesionales solo estamos sujetos a las obligación de comunicación y lo podemos hacer de manera no telemática cuando el Ministerio determine el procedimiento.
Saludos.
daniel says:
Hola Jorge, muchas gracias por tu comentario y aclaración.
Es verdad, quizás no lo dejamos del todo claro, pero es que nunca llegaron a aclarar cual es «el procedimiento que se determine».
Por desgracia hay muchas lagunas en el procedimiento y tras 3 años no se ha aclarado nada y no se han molestado ni en hacer una web de documentación para aclarar dudas.
Ante la duda y por comodidad tanto para huéspedes como anfitriones, nosotros recomendamos usar algún software que te permita automatizar y digitalizar esto, pues manualmente solo dará lugar a errores.
Gracias de nuevo por tu comentario.
Pura says:
¿Es obligatorio pedir números de tarjeta o cuenta bancaria? En algunos sitios he leído que sí y en otros que sólo hay que indicar modo de pago.
daniel says:
Hola Pura,
no, en ningún caso se pide el número de tarjeta o cuenta bancaria, eso es del primer borrador y se eliminó hace mucho.
El modo de pago es el único dato obligatorio, y realmente puedes poner «Otro método de pago» para todos y listo.
SILVIA says:
Soy empresa «SL» gestiono cuatro apartamentos turísticos y tengo dos dudas:
1- Al cubrir en las plataforma los datos de los huéspedes estos tienen que firmar el documento??, o solo se recogen datos y se envía sin firmar nada.
2- Tenemos que custodiar en papel copia del documento enviado y dnis de los huespedes, o no se custodia en papel nada.
Gracias
Es necesario
daniel says:
Hola Silvia,
al ser SL, tienes que registrar obligatoriamente la firma de los huéspedes de forma digital. En la plataforma de SES Hospedajes no se suben las firmas, pero tienes que custodiar tu de forma digital las mismas.
A partir de ahora no se debe custodiar nada en papel, solo de forma digital y por supuesto NO se pueden guardar copia de los DNIs de los huéspedes. Eso puede suponer grandes multas, pues va en contra de la LOPD.
Con 4 apartamentos quizás te interese un sistema de gestión integral y automatizarlo todo.
Un saludo.
Carmen says:
buenas noches. Dónde tienen que firmar los huéspedes y cómo se custodian esas firmas digitalmente? No existe ese campo en la web «ses hospedajes»
daniel says:
Hola Carmen, así es, no hay esa opción en la web de ses hospedajes. Una forma sería que firmasen en papel y guardarlos como una fotografía, pero no está claro de que sea legal, aunque es la única opción si no quieres pagar por un software que se encargue de eso.
Ignacio says:
Hola Daniel,
¿Podrías pasar las fuentes? He revisado varias veces el RD 933/2021 y las actualizaciones por parte del ministerio desde su página web y no he encontrado esta corrección de la que hablas.
Muchas gracias y un saludo
daniel says:
Hola Ignacio, pues ahora mismo no sé si hay una fuente «oficial», pero viene de todo lo que han ido comentando con el tiempo las diferentes plataformas que están implementando la normativa, y también de un hecho: Al rellenar el parte de viajeros, el formulario hace obligatorios los campos que son obligatorios (valga la redundancia), y como campo obligatorio solo está el «Tipo de pago». El resto de campos son opcionales y el registro continúa sin esos campos rellenos sin problema. Los sistemas de gestión automatizada siempre rellenan ese campo con «Plataforma de pago» u «Otros» y no añaden más datos.
Creo que debemos de hacernos la vida sencilla y no rellenar datos que no sean obligatorios, que bastantes datos hay que poner ya, ¿no crees?
Un saludo.
Malea says:
Hola, buenas tardes
Tengo una VFT y soy particular, cuando entraba mis reservas, llevaba los partes los rellenaba y me los firmaban, y luego yo los pasaba a la policía por la plataforma Webpol e-hotel , ahora me tengo que llevar la tablet para rellenar los partes en Ses. Hospedajes, pero ahí no pueden firmar.
Qué es eso de digitalizar?
daniel says:
Hola Malea, no tienes que ir con la tablet, pues rellenar SES hospedajes es más bien cosa tuya. Si no eres profesional, los podrás recoger en papel y luego meterlos manualmente en SES, pues que sepamos no hay otra forma sin pasar por aplicaciones que gestionan el check-in.
Si eres profesional, no te queda otra que pasar por un sistema completo (PMS+Channel+Motor de reservas) que incluya el proceso de check-in y más, como lo que ofrecemos nosotros, o una app para hacer el check-in que recoja los datos de forma digital.
sara says:
hola!
y que ocurre en los casos de cancelación? ya que muchas de las reservas que entran, son canceladas por parte de los clientes.
O el primer envio se hace cuando el cliente ya no puede cancelar sin penalización? No quita que pueda ser un no show.
entiendo que se hará cotejo de datos entre el primer envío y el segundo.
muchas gracias!
saludos
sara
daniel says:
Hola Sara,
pues si cancelan, tienes que notificarlo y poner que se ha cancelado. Si vienen por plataformas, serán ellos los que envíen los cambios, al igual que si tienes un sistema integral, que se encargará el sistema automáticamente de enviar los cambios o cancelaciones.
Tanto para reservas, cambios o cancelaciones, tiene que ser notificado en 24 horas desde que se produce el hecho.
Es de suponer que la idea con esto es que puedan cotejar datos…
Un saludo.
Reyes says:
es normal que el hospedaje haga foto de tu dni? nos ha pasado recientemente. Entiendo que rellenen los datos, pero no que haga foto de mi dni.
daniel says:
Hola Reyes, como le comentaba a Silvia en una pregunta anterior: A partir de ahora no se debe custodiar nada en papel, solo de forma digital y por supuesto NO se pueden guardar copia de los DNIs de los huéspedes. Eso puede suponer grandes multas, pues va en contra de la LOPD.
Algunos alojamientos siguen haciendo fotos para agilizar el check-in y luego más tarde meter los datos en el sistema, pero eso incumple la normativa. Por eso es tan importante implementar sistemas de check-in que puedan leer los datos del DNI sin tener que hacer una foto.
Florencio says:
Al rellenar los datos hay que poner un número de referencia en el contrato de alquiler. Nunca lo he hecho en ningún contrato de alquiler, y ahora, como lo exigen, quisiera saber que número o referencia hay que poner.
daniel says:
Hola Florencio, es el identificador de la reserva, por así decirlo. Si viene de Booking puedes poner el que ellos te dan. Si no, puedes generarlo tu mismo, por ejemplo, con la fecha y tu iniciales detras, tipo 20250227XXX.
Solo ten en cuenta que tiene que ser único y no repetirse.
Antonio says:
Hola, equipo de Aloda.
Cuándo decís que el huésped tiene que firmar digitalmente, ¿os referís a firmar con un sistema como @Clave o Certificado digital? ¿O simplemente pueden firmar en el móvil con el dedo? Si es lo primero puede ser un problema para muchos huéspedes, especialmente de cierta edad…
daniel says:
Hola Antonio. Perdona si no quedó claro, pero es lo que comentas de firmar con el dedo. Usar una firma digital sería una locura. Simplemente, si lo hacen antes de llegar como si lo hacen a la llegada, ese parte de entrada debe quedar registrado digitalmente. Bien firmando con el dedo como dices, o si no dispones de un sistema de gestión, pues firmando en papel y luego digitalizando ese documento, con una foto o un escáner por tu parte.
Esperamos que ahora esté claro 🙂