Si te mueves en el sector de los alojamientos turísticos seguro que sabes que, después de muchos aplazamientos, el próximo 1 de octubre de 2024 entrará en vigor el Real Decreto 233/2021 con la nueva normativa que afecta a todos los alojamientos turísticos en España, desde grandes hoteles hasta pequeños apartamentos turísticos.
Este cambio implica una digitalización completa del proceso de registro de huéspedes y del envío de los datos a las autoridades.
En este artículo te vamos a explicar todo sobre la nueva normativa, las ventajas de digitalizar el proceso, y las herramientas que pueden ayudarte a hacerlo sin problemas.
Tabla de contenidos
¿Qué es el parte de viajeros y por qué es imprescindible para tu alojamiento turístico?
El parte de viajeros es un documento obligatorio en España para cualquier establecimiento de alojamiento turístico. Se utiliza para registrar la entrada de cada huésped y enviar esta información a las autoridades (anteriormente Policía Nacional o Guardia Civil, a partir de ahora Ministerio del Interior), con el objetivo de mantener la seguridad pública y controlar quién se aloja en el país.
Este documento se aplica a todo tipo de alojamientos, desde grandes hoteles hasta pequeños hostales, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico. Sin importar el tamaño o tipo de establecimiento, todos están obligados a recopilar y enviar los datos de los huéspedes.
¿Cuándo entra en vigor el nuevo parte de viajeros?
El día 1 de octubre de 2024.
¿Qué quiere decir esto? Que cualquier reserva que se haga a partir de esa fecha tiene que cumplir la nueva normativa.
¡OJO!
Esto no aplica a las reservas hechas previamente para estancias posteriores al 1 de octubre, solo para las nuevas reservas.
¿A quiénes afecta la entrada en vigor del nuevo parte de viajeros?
El nuevo parte de viajeros afecta a todos los gestores y propietarios que posean o realizan labores de hospedaje (profesional o no), es decir:
- Hoteles
- Hostales
- Albergues
- Casas rurales
- Campings y bungalows
- Apartamentos turísticos
- Viviendas de uso turístico
- y cualquier tipo de alojamiento vacacional
¿Cuántos envíos hay que hacer según el nuevo parte de viajeros?
A partir del 1 de octubre de 2024 estamos obligados a hacer 2 envíos:
- Por un lado, en el momento en el que recibimos una nueva reserva para nuestro alojamiento.
- Una vez los clientes lleguen a tu alojamiento, tú serás el responsable de enviar los datos de todos los huéspedes al Ministerio del Interior en un periodo inferior a 24h desde la llegada.
¿Qué datos tengo que enviar en cada uno de los 2 envíos que hay que hacer?
Primer envío:
El primer envío se realiza cuando recibimos una reserva y la damos por confirmada. Dependiendo de nuestro caso en concreto, esto puede suceder cuando hemos recibido el anticipo de la reserva, cuando pasa el periodo de gracia o cuando se envía el email de confirmación.
Este primer envío debe contener los siguientes datos:
- Datos de la reserva:
- Identificador de la reserva
- Fecha del contrato/reserva
- Fecha de entrada
- Fecha de salida
- Tipo de pago
- Datos del viajero:
- Nombre
- Apellidos
- Email o teléfono
En este punto, solo tenemos que enviar los datos del viajero que ha hecho la reserva.
IMPORTANTE
Si la reserva se hace a través de una OTA (Booking, Airbnb, Vrbo, Tripadvisor, etc) o una agencia, no tenemos que hacer nada. Ellos son los encargados de hacer este envío de datos.
Segundo envío:
El segundo envío se realiza a la entrada del cliente, es decir, cuando el cliente llega a nuestro alojamiento. En realidad, tenemos un periodo de 24h para enviar los datos que nos piden desde que recibimos a nuestros huéspedes.
Los datos a enviar, que tienes que ir agrupados por reserva, son los siguientes:
- Datos de la reserva:
- Identificador de la reserva
- Fecha del contrato/reserva
- Fecha de entrada
- Fecha de salida
- Tipo de pago
- Datos de cada viajero:
- Nombre
- Apellido 1
- Apellido 2
- Tipo de Documento (DNI, pasaporte, TIE)
- Número de Documento
- Número de soporte del documento (solo para DNI español)
- Fecha de nacimiento
- Dirección
- Código de Municipio
- Municipio
- Código Postal
- País
- Teléfono o email
- Parentesco (para todos los menores de edad)
- Firma (que ahora puede ser electrónica)
¿Quién tiene la obligación de hacer los envíos?
Vamos a distinguir en este caso también entre el primer envío de datos y el segundo.
El primer envío, el que se realiza a la confirmación de una nueva reserva, SOLO tiene que hacer el propietario o gestor del alojamiento en caso de que haya recibido una reserva directa.
Si la reserva se ha realizado a través de Booking, Airbnb, Tripadvisor o cualquier otra OTA o agencia, es dicha plataforma de reservas la encargada de facilitar los datos de la reserva al Ministerio del Interior.
Para el segundo envío, el que se realiza en el momento de recibir a los huéspedes en nuestro alojamiento, sí somos los propietarios o gestores los encargados SIEMPRE de comunicar los datos del parte de viajeros al Ministerio del Interior, de forma similar a como lo veníamos haciendo hasta ahora con el envío de datos del check-in a las autoridades competentes.
¿Qué viajeros hay que registrar en el nuevo parte de viajeros 2024?
Todos los viajeros han de quedar registrados, independientemente de la edad que tengan.
Sin embargo, dependiendo de la edad de cada viajero estamos obligados a enviar unos datos y otros.
- Adultos (personas a partir de 18 años):
- Datos
- DNI
- Firma
Parentesto (y persona con la que tienen el parentesco)
- Niños de 14 a 18 años:
- Datos
- DNI
- Firma
- Parentesto (y persona con la que tienen el parentesco)
- Niños menores de 14 años:
- Datos
DNIFirma- Parentesto (y persona con la que tienen el parentesco)
¿Dónde tengo que enviar el nuevo parte de viajeros a partir del 1 de octubre de 2024?
Hasta ahora, el registro de huéspedes se ha llevado a cabo mediante hospederías de los cuerpos policiales, pero uno de los cambios introducidos en esta normativa es el hecho de que, a partir del 1 de octubre de 2024 el envío de datos (el parte de viajeros) se hará al Ministerio del Interior por medio de la plataforma SES HOSPEDAJES.
Mira este tutorial para saber cómo darte de alta en la nueva plataforma.
Si mi alojamiento está en Cataluña. ¿Donde envío el nuevo parte de viajeros?
En el caso de que tu alojamiento esté en Cataluña, deberás seguir comunicando los datos del parte de viajeros al Registre de Viatgers a los Mossos d’Esquadra y no tienes necesidad de hacerlo en SES HOSPEDAJES.
Si mi alojamiento está en el País Vasco. ¿Donde envío el nuevo parte de viajeros?
Al igual que en Cataluña, los alojamientos del País Vasco no tienen que registrarse en SES HOSPEDAJES y deberán comunicar los datos solo a la Ertzaintza como hasta ahora.
¿Por qué es obligatorio enviar el parte de viajeros al Ministerio del Interior?
Hasta ahora los datos del registro de viajeros se mandaban a la Policía Nacional o a la Guardia Civil. A partir del 1 de octubre de 2024 los datos se mandarán al Ministerio del Interior a través de plataformas digitales, lo que garantiza un control riguroso y en tiempo real de quiénes están alojados en cada establecimiento.
Este registro forma parte de las medidas de seguridad pública que existen en España y en muchos otros países. Enviar la información a las autoridades permite que los cuerpos de seguridad puedan reaccionar de manera rápida y eficiente ante cualquier situación sospechosa o de riesgo. Además, facilita el control migratorio y la prevención de delitos al tener un registro actualizado de las personas que se alojan en el país.
¿Porqué cambia el nuevo parte de viajeros?
A partir del 1 de octubre de 2024, el sistema de registro de viajeros en España sufrirá importantes modificaciones, como estamos comentando.
Estos cambios buscan modernizar, digitalizar y agilizar los trámites para los establecimientos turísticos, pero también mejorar la seguridad y el control por parte de las autoridades.
Las novedades importantes de la nueva normativa son:
Registro de viajeros en tiempo real
Como ya hemos comentado, uno de los cambios más significativos es que los datos deberán enviarse a las autoridades en tiempo real. Esto significa que ya no podrás esperar hasta que el huésped termine su estancia para enviar la información. Ahora, el registro debe hacerse en un plazo de 24h después del check-in.
Esto supone un reto para aquellos alojamientos que todavía no han adoptado soluciones digitales, ya que el envío manual en papel no será permitido.
La solución es contar con un sistema de gestión digital que permita el envío automático de los datos de los huéspedes de forma rápida y sencilla.
Digitalización completa del proceso
Adiós al papel. El proceso de digitalización no es opcional y la nueva normativa exige que el parte de viajeros se realice de manera completamente digital. Todos los alojamientos turísticos en España deben digitalizar el registro de sus huéspedes. Esto implica:
- Eliminar el uso de papel y lápiz.
- Adoptar una plataforma digital o software de gestión de alojamientos que permita registrar a los huéspedes y enviar los datos automáticamente a las autoridades.
- Asegurarse de que el sistema esté homologado y cumpla con la normativa.
Para aquellos alojamientos que ya utilizan un sistema digital, esta transición será más fácil. Pero para los que aún gestionan estos trámites de manera manual, es el momento de adaptarse a la tecnología.
Requisitos de seguridad más estrictos
El nuevo sistema de registro de viajeros tiene como objetivo mejorar la seguridad. Esto significa que los datos serán controlados de manera más estricta por las autoridades. Además de facilitar la intervención policial si se detectan comportamientos sospechosos, este sistema refuerza el control sobre los movimientos de personas dentro del país.
Por tanto, es vital que los datos se gestionen de forma correcta y segura, garantizando que la información de tus huéspedes se almacene de manera segura y cumpliendo con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Firma electrónica de los huéspedes
Otro de los cambios clave es la introducción de la firma electrónica. Los huéspedes ya no tendrán que firmar en papel, sino que podrán hacerlo desde dispositivos electrónicos, incluyendo tablets o sus propios teléfonos móviles.
Esto no solo agiliza el proceso de registro, sino que también ofrece una experiencia más cómoda para el huésped, eliminando la necesidad de papel y mejorando la fluidez en el check-in.
¿Qué debes hacer para cumplir con la nueva normativa?
Si ya tienes un sistema de gestión digital que envía los datos de los huéspedes automáticamente a las autoridades, estás en el buen camino. Sin embargo, si aún no te has adaptado a la digitalización, aquí te dejamos los pasos clave para cumplir con el nuevo parte de viajeros:
- Digitaliza el registro de tus huéspedes: Adopta un software de gestión de alojamientos que permita automatizar el proceso de recopilación y envío de datos.
- Asegúrate de que tu sistema cumple con la normativa: Verifica que el software que utilices esté homologado por las autoridades competentes y que envíe la información en tiempo real.
- Actualiza tus procedimientos internos: Asegúrate de que tu personal esté informado y preparado para gestionar los cambios, especialmente en cuanto al registro y firma digital de los huéspedes.
- Consulta con expertos: Si tienes dudas o necesitas asesoramiento, no dudes en buscar ayuda de especialistas en gestión de alojamientos como ALODA.
Ventajas de digitalizar el registro de viajeros en tu alojamiento
La digitalización del registro de viajeros no solo es una obligación legal, sino que también aporta una serie de ventajas a la gestión de tu alojamiento.
¿Cómo la digitalización te ayuda a cumplir con el nuevo parte de viajeros?
Adoptar un sistema digital te garantiza cumplir con la normativa de manera automática y eficiente. Las principales ventajas son:
- Reducción de errores humanos: Al ser un proceso automatizado, se minimizan los riesgos de errores en el registro de datos.
- Envío en tiempo real: No tendrás que preocuparte por retrasos en el envío de la información, ya que el sistema lo hace automáticamente.
- Facilidad de uso: Estos sistemas están diseñados para ser intuitivos y fáciles de utilizar, incluso para aquellos que no están acostumbrados a la tecnología.
Reducción de errores y ahorro de tiempo con el envío automático de datos a las autoridades
Con un sistema automatizado, los datos de los huéspedes se envían directamente a las autoridades sin necesidad de intervención manual. Esto reduce el tiempo que pasas en trámites administrativos y te permite dedicar más recursos a la atención de tus clientes.
Además, al eliminar la necesidad de registro en papel, se evitan posibles errores de transcripción o confusión con los datos, lo que a su vez mejora la exactitud del registro.
Mejora la seguridad de los datos de tus huéspedes con un sistema digital
La seguridad es otra de las grandes ventajas de la digitalización.
Los sistemas digitales están diseñados para cumplir con las normativas de protección de datos (RGPD), lo que garantiza que la información de tus huéspedes esté protegida en todo momento. Esto también te protege a ti como gestor o propietario de posibles sanciones relacionadas con la seguridad de la información.
RESUMEN
Pasos para cumplir con el nuevo parte de viajeros en 2024
Para asegurarte de cumplir con el nuevo parte de viajeros, estos son los pasos clave que debes seguir:
- Darte de alta en el nuevo portal del Ministerio del Interior
- Adopta un software de gestión de alojamientos para automatizar el registro
- Verifica que tu sistema de gestión esté homologado y cumpla con la normativa
- Capacita a tu equipo para la correcta implementación del nuevo sistema
Conclusión: El nuevo parte de viajeros, una oportunidad para mejorar la gestión de tu alojamiento
El nuevo parte de viajeros que entra en vigor el 1 de octubre de 2024 trae cambios importantes que todos los alojamientos turísticos en España deben conocer y aplicar.
La digitalización y el envío en tiempo real de los datos de los huéspedes son los pilares clave de esta nueva normativa que no solo supone un reto, sino también una oportunidad para modernizar la gestión de tu alojamiento y mejorar la eficiencia de tu negocio y la experiencia de tus huéspedes.
En ALODA, estamos aquí para ayudarte a que esta transición sea sencilla y sin complicaciones.
Si tienes preguntas o necesitas una mano, no dudes en contactarnos. ¡Estamos listos para ayudarte a digitalizar tu alojamiento y cumplir con la normativa de forma fácil y rápida!
