En cada reserva de Booking hay dos facturas: la de la comisión, que te emite Booking cada mes, y la de la estancia, que emites tú al huésped y siempre por el total. Te lo explicamos con un ejemplo y paso a paso.
«¿Le facturo al cliente los 360€ o los 306€ que me ha pagado Booking?»
Es una de las dudas que más nos llegan de los propietarios.
Y se entiende. Booking cobra, descuenta su comisión, te paga una cantidad y te factura otra. Es muy fácil liarse.
La respuesta corta: al huésped le facturas siempre el total. La comisión va por otro lado, en otra factura.
Aquí te lo explicamos con un ejemplo. Y te dejamos los pasos exactos para descargar, pagar y reclamar las facturas de Booking en la extranet.
En cada reserva que entra por Booking hay dos facturas distintas:
Booking no factura la estancia al huésped. Nunca.
Lo explica la propia Booking en su ayuda para alojamientos: el proveedor eres tú, aunque el pago lo haya cobrado ella.
El total. Siempre.
Míralo con un ejemplo: un apartamento de 180€ la noche, reservado dos noches por Booking, con una comisión del 15%.
La factura al huésped va por 360€. Es lo que ha pagado por su estancia.
Los 54€ de la comisión son un gasto tuyo. Y tienen su propia factura: la que te manda Booking.
Si facturas 306€, tu contabilidad no cuadra. Y tu huésped tiene una factura que no coincide con lo que pagó.
Booking lo deja por escrito: la factura al huésped «siempre debe reflejar el importe total de la reserva», aunque haya cobrado el pago o descontado la comisión antes de pagarte.
Con Booking puedes cobrar de dos maneras. Cambia el camino del dinero. La factura al huésped, no.
Un detalle que despista: en la tarjeta virtual aparece «Booking.com (Agente)» como titular. Da igual. El proveedor sigues siendo tú, y la factura es para el huésped.
En los dos casos, la factura al huésped es la misma: 360€, a su nombre, emitida por ti.
Booking no genera facturas para huéspedes. La haces tú: con tu PMS, con un programa de facturación o, si no queda más remedio, con una plantilla.
Como mínimo, debe llevar:
Y una cosa que no debe llevar: a Booking como vendedor. Booking pide expresamente que no aparezca en tus facturas. El que vende la estancia eres tú.
Al check-out. En papel, por email o de las dos formas.
Con un PMS, la factura sale de la propia reserva. Según el sistema, con un clic al hacer el check-out o de forma automática.
Pasa mucho con los viajes de trabajo. Reserva una persona, pero la factura tiene que ir a nombre de su empresa.
No hace falta rehacer nada. En el PMS indicas que la reserva se factura a una empresa y añades sus datos:
La factura se genera con esos datos, tal y como la necesita tu cliente.
Si eres cliente de ALODA, tienes el paso a paso en nuestro tutorial para crear las facturas de tus reservas. Y si quieres la visión completa (series, rectificativas, gestoría y precios), está en nuestra guía de facturación y precios para alojamientos.
Esta factura es de tu cuenta de Booking, así que no la gestionamos nosotros. Pero son pocos pasos, y aquí los tienes todos.
La primera semana de cada mes. Recoge todos los check-outs del mes anterior.
Te llega al email principal de tu cuenta de Booking y a la bandeja de entrada de la extranet.
Ahí están todas, con el desglose de cada reserva. Descárgalas cada mes y mándaselas a tu gestoría junto con las tuyas.
En ese mismo menú tienes el Informe de reservas: todas tus reservas con sus importes y comisiones. A tu gestoría le viene de maravilla.
Si cobra Booking y te paga por transferencia, la comisión suele liquidarse sola. Pero no siempre, asegúrate en la extranet para quedarte tranquilo.
Ojo con dejarla sin pagar. Con facturas pendientes, Booking puede cerrar temporalmente tu alojamiento hasta que las liquides.
Una comisión cobrada por un huésped que no se presentó o que canceló sin coste se puede reclamar. Tienes tres meses.
Si Booking te da la razón, te emite una nota de crédito. Ese importe se descuenta de una factura actual o futura.
Lo mejor es que la factura salga bien a la primera.
Si un huésped no se presenta o cancela sin coste, márcalo en la extranet en las 48 horas siguientes a la fecha de salida. Si no lo haces, Booking da la reserva por realizada y te cobra la comisión entera.
Depende de una sola cosa: si le has dado a Booking un número de IVA válido para operaciones dentro de la Unión Europea.
Esto solo afecta a la factura de la comisión. El IVA que cobras al huésped por su estancia no cambia.
Si te llega una comisión con IVA y crees que tu número es válido, revísalo en la extranet y reclama esa factura. Booking la anula y te emite otra correcta.
Cada alojamiento es un mundo fiscal. Con el IVA, la última palabra la tiene tu gestoría.
Aquí es donde más se complica. Y donde más tiempo se pierde.
Con varios apartamentos o un hotel, son muchas facturas al mes entre las que emites y las que recibes. Hacerlas a mano es justo donde se cuelan los errores.
Las facturas a tus huéspedes, también las de las reservas de Booking, tendrán que salir de un programa adaptado a Verifactu.
Las plantillas de Word o Excel se acaban ahí. Te lo contamos con detalle en nuestra guía de Verifactu para alojamientos.
Cuando implantamos el sistema en un alojamiento, la factura deja de ser una tarea aparte:
Las facturas de la comisión siguen siendo cosa tuya. Pero con los pasos de arriba, son un trámite del mes, no un quebradero de cabeza.
Y la mejor factura de comisión es la que no llega. Cada reserva directa es una comisión que no pagas. Te lo contamos en cómo dejar de depender de Booking sin perder ocupación.
Si quieres ver cómo quedaría en tu alojamiento, reserva un café virtual con nosotros. Y si prefieres conocer antes el servicio, así trabajamos el día a día de un alojamiento.
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