Resumen del contenido #
El video es un tutorial sobre cómo generar facturas para reservas usando Kross Booking. Explica cómo seleccionar fechas, filtrar las reservas y cómo generar las facturas. También muestra cómo revisar los pagos realizados y cómo enviar las facturas por correo electrónico.
Transcripción del video #
Bueno, pues en este vídeo os voy a mostrar cómo generar las facturas para todas las reservas que nos llegan. Como comentario general os diría que las facturas deberían realizarse normalmente a la hora del checkout, dependiendo de si hay un servicio de… de recepción o no, pero si no, porque es un engorro, pues lo recomendable también sería que al menos durante una vez a la semana os dedicarais a realizar las facturas para todas las reservas de esa semana y así no perder el hilo. Dicho esto, os voy a mostrar cuál sería la forma un poco más sencilla de realizar todas las facturas que tenemos pendientes y en este caso, como ejemplo, voy a realizar todas las facturas que tenemos pendientes para el segundo trimestre, para que veáis un poco más. ¿Cómo se puede hacer de la forma más rápida? Aquí dentro de Kross Booking me he ido a reservas y en el listado de reservas llegamos a esta pantalla.
Aquí ¿qué voy a hacer? Voy a seleccionar primero las fechas. En mi caso voy a seleccionar el alojamiento porque sólo quiero reservas de un alojamiento. Y vamos a ir aquí y vamos a definir las fechas. Como lo que quiero son las facturas para el segundo trimestre. Vale, voy a seleccionar aquí del 1 de abril al 30 de junio. Me van a salir todas las reservas. Como veis, están todas, incluidas las canceladas. Aquí arriba tenemos en status, por ejemplo, podemos seleccionar que nos diga todas menos las anuladas y las no uso. Le damos al botón de filtrar y aquí nos va a mostrar todas las reservas que han sucedido en el segundo trimestre del año. Dicho esto, vamos a hacer las facturas. Tenemos que hacer facturas tanto de las reservas que nos entren por la web como las que vengan por Airbnb o Booking. Por eso en principio el portal de desde donde vengan da un poco igual.
Vamos a empezar por la más baja, como veis es esta de abril. Le damos a la flechita, nos vamos aquí a cobros y pagos y vemos el status principal. Como veis aquí esta reserva se ha hecho por la web y se ha pagado con tarjeta. Tanto la reserva inicial como la segunda parte, por lo que como veis aquí no hay nada pendiente de pago. Aquí solo nos quedaría ir aquí al botón de emitir documento, seleccionar aquí documento factura, como veis nos pone el número 1 porque en este caso todavía no he dicho facturas y sería la primera factura que se realizaría para esta razón social, en este caso Villa Cristina. Como veis aquí si los datos del cliente, si el cliente hizo el check-in en su momento ya estarán rellenados. Y como vemos aquí pone pago inmediato de 0 euros, esto es para en el caso de que quedara un pago pendiente podríamos hacerlo directamente al hacer la factura, os lo enseñaré en alguna otra que quede pendiente.
En este caso vemos aquí los pagos que se han realizado, se puede ver el resumen de lo que costó la factura, que ya se ha pagado 720, está todo bien. Entonces simplemente una vez que ya está seleccionado vamos a generar recibo factura. y automáticamente vemos que nos ha generado la factura, que esta sería la factura que nosotros podemos presentar ya directamente al gestor. Aquí viene el nombre con el DNI y la dirección. Estos son nuestros datos de facturación, la referencia, la factura y todos los datos correspondientes correctos. Cerramos esta pestaña. Una vez que ya esté realizado el documento, vemos aquí que pone emitir documento y ya no se puede clicar porque ya hemos emitido el documento. A partir de ahora el documento se verá dentro de recibos facturas. Si queremos enviárselo al cliente por email, se le puede dar directamente aquí y la podemos mandar directamente al email.
Aquí no hay ninguna plantilla. Si necesitamos mandar las facturas regularmente por email, deberemos definir una nueva plantilla o, me lo comentáis a mí, definimos una nueva plantilla con el texto correspondiente para enviar. para enviar ese email, para imprimir la factura aquí tenemos esto y para editar cualquier cosa que necesitemos de la factura en la lupa vamos a entrar a editar factura. Una vez que ya tenemos esa vamos a ir a la siguiente y así tendríamos que hacerlo con todas. En este caso los pagos también están rellenados así que en emitir documento como vemos aquí nos vamos otra vez a factura, ahora ya sería el número 2, esto lo pone automáticamente los datos ya están rellenados, no queda ningún pago, está todo bien, generar recibo factura y ya estaría generado. A partir de aquí, en esta reserva, por ejemplo, vemos que estas personas no rellenaron los datos del check-in, no hicieron correctamente el check-in, entonces no hay datos para hacer la factura al cliente.
Aquí ya queda en vuestra mano ir al cliente, contactarle por teléfono y, o de alguna forma, poner una factura genérica, porque aquí realmente el sistema, como veis, no hay un web server principal con datos, por lo que al emitir el documento, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos, no hay un sistema de datos Cuando vamos aquí a factura, veremos que no tenemos datos de facturación ni tanto empresa ni particular.
Por lo que hay que avisar al cliente y poner aquí unos datos o genéricos, eso ya lo tiene que decir el gestor. Pero esto ya lo tenéis que buscar vosotros para que tengan los datos correctos cada una de las facturas que se van a generar. Una vez generadas las facturas, podemos hacer una revisión dentro de Documentos-Facturas. Aquí veréis, estas son las facturas generadas por hoy, pero como veréis se han generado, aquí tenemos que seleccionar el periodo que queremos ver para la facturación, cuando se han generado las facturas. Como vemos se ha creado la 1, la 2 y la 3 correctamente, con la base imponible, el IVA, el precio, lo que se pagó, la reserva correspondiente. Aquí nos van a dar toda la reserva y una vez que tengamos facturadas todas las reservas del trimestre, nos van a dar las facturas que queremos ver, aquí tenemos las facturas de la semana, Podemos irnos aquí arriba que pone imprime todas y al darle lo que va a hacer es que me va a generar un pdf completo con todas las facturas que hayamos seleccionado dentro de este periodo y así podemos coger de un tacazo y en un pdf generar todas las facturas y mandárselas a nuestro gestor.
Y con eso quedaría resuelto el tema de la facturación cada uno de los trimestres que necesitamos. Un saludo.
