Check-in fácil desde el ordenador de recepción

Vamos al Planner y abrimos la reserva de la que queremos hacer el check-in.

Vamos a proceder a rellenar los datos de todos los huéspedes.

Si el botón está verde, significa que ya se han rellenado los datos de ese huésped y no hace falta hacer nada.

Tenemos la opción, tanto desde el móvil como desde el ordenador (si tenemos webcam) de utilizar el lector MRZ para rellenar automáticamente muchos de los campos.

Tanto si lo hacemos con el lector de códigos MRZ como si lo hacemos manualmente, sólamente podremos continuar cuando todos los datos estén rellenos.

Aquí deberemos introducir el parentesco, en este caso del adulto con respecto al menor, en caso de que haya un menor de 18 años en la reserva.

Si lo sabemos de antemano que un menor acompaña a este adulto, es mejor preguntárselo e introducirlo aquí.

En este caso, si es un DNI español, nos aparecerá automáticamente, tras seleccionar DNI como “Tipo de documento”, la casilla de “Número de soporte”.

Tanto el DNI como el NIE tienen número de soporte.

La fecha de emisión no es relevante, excepto si nos encontramos en Cataluña o el País Vasco, aunque siempre es recomendable rellenarla correctamente.

A partir de ahora es obligatorio rellenar no solo la población de residencia, sino la dirección de residencia también.

También es obligatorio uno de los 2 datos: bien Email O Telefono.

Para un menor veremos que seleccionar el parentesco es obligatorio.

Si sabemos que los huéspedes van a necesitar una factura a nombre de la empresa o te piden que la factura esté a nombre de otra persona, podemos aprovechar este paso para introducir dichos datos y así adelantar posteriormente a la hora de facturar.

Si lo estamos haciendo nosotros en recepción, podemos dejar el ratón al cliente para que lo haga.

También podemos tener una tablet en recepción y pedirle al huésped que rellene sus datos con este mismo proceso y podrá firmar con el dedo directamente también.

Aunque sean menores, nos pedirá que firmemos. Simplemente una firma cualquiera será suficiente.

Dependiendo de la configuración, podemos tener un paso extra.

No será necesario terminarlo, pues los datos ya están guardados en la reserva, pero es recomendable llegar hasta el final si es posible.

Puede ser que no introdujesemos el parentesco correctamente en el proceso de guest portal, por desconocimiento de que venía un menor o por un descuido.

En ese caso, podemos ajustar en la pestaña “Huéspedes” lo que necesitemos.

Como vemos en la pestaña contratos, ya están los partes de viajeros almacenados de forma digital, además de con la firma digital como exige la normativa.

A partir de ahora tenemos que conservarlos durante 3 años, aunque para ello no tenemos que hacer nada.

Más tarde podremos listarlos y exportarlos si fuese necesario.